Lean Six Sigma para PYMES

El pasado 16 y 17 de Julio tuvimos ocasión de participar en el Foro PYME Occidente 2009, que tuvo lugar en Guadalajara. Durante este evento pudimos contactar y conocer a varios empresarios PYME interesados en mejorar su negocio y obtener apoyos para sortear la actual crisis.

Particularmente llamó mi atención el comentario de un empresario: "Somos una empresa muy pequeña para usar Lean Six Sigma. Ya que hayamos crecido un poco, entonces sí podríamos usarlos". Aunque el comentario es muy respetable, me hace reflexionar sobre el hecho de que aún nos hace falta mucho trabajo para difundir entre las PYMES el conocimiento de que Lean Six Sigma no es una filosofía que aplica solamente a grandes empresas con programas rimbombantes de Black Belts y Lean Champions cortando millones en costos y mejorando procesos sofisticados.

Siempre que tengamos una cadena de valor (y creo que toda empresa por muy pequeña que sea, tiene como objetivo ofrecer valor a sus clientes) podemos aplicar los principios de Lean Six Sigma, sin importar el número de empleados, ventas ó clientes. Recordemos los pasos principales sobre la implementación Lean Six Sigma:

1. Defina el valor desde el punto de vista del cliente. Comience con el cliente interno: ¿Qué objetivos personales y de negocios quiere lograr con su empresa? ¿Cuál es su visión? ¿Cuál es la misión hacia sus clientes? ¿Qué necesidad está cubriendo en ellos? Si usted tiene una tortillería, seguramente puede reconocer que su cliente valora la calidad del producto (sabor, consistencia, temperatura, etc), el servicio con el que lo atiende, la cercanía a sus casas, etc.

2. Defina ó mapee la cadena de valor. ¿Cuáles son los pasos principales de su proceso que agregan valor al cliente? ¿Están documentados? ¿Tiene identificados y controlados los puntos donde interactúa con su cliente (mostrador, caja, entrega del producto, elaboración de recibos, documentos, etc)?

3. Identifique los desperdicios. Revise sus procesos, deteniéndose un poco y observando ¿dónde tiene inventarios de sobra ó no controlados? ¿Dónde genera defectos y retrabajos? ¿Dónde tiene operaciones que el cliente no quiere ó no debe pagar por ellas (el clásico ejemplo del carpintero que quiere cobrar la madera desperdiciada por una mala planeación en la hechura de un clóset) ¿Dónde tiene recursos mal utilizados? ¿Puede identificar de forma fácil y a primera vista el flujo de sus productos a través de cada proceso? Si no lo puede hacer, es que hay algo fuera de control.

4. Aplique el Kaizen y mejore el desempeño. Seleccione el problema principal y aplique el ciclo Kaizen (Planear, Hacer, Verificar, Actuar) para lograr un mejor estado. Involucre a su personal escuchando sus ideas y preguntándoles qué podría hacerse mejor para eliminar ó reducir su problema. Documente sus ideas y hágalos partícipes de las soluciones asignándoles pequeñas tareas que ellos mismos sugieran para mantener la mejora.

5. Controle el resultado. Piense en formas de evitar volver a lidiar con el mismo problema, una vez que se ha resuelto. A veces basta con documentar un pequeño procedimiento, entrenar a una o dos personas clave, o simplemente delegar alguna actividad al personal clave de llevarla a cabo. A pesar de lo que muchas veces se piensa, la mayoría de las mejoras requieren muy poca ó cero inversión, haciendo de este un proceso que no permite excusas para no ejecutarlo.

Y usted ¿está listo para ser esbelto o desea esperar a ser un adulto mayor para empezar a hacer ejercicio, tener una dieta balanceada, dormir y descansar bien? Piénselo bien, ya que esta metáfora puede salvar a su empresa ó hacerla pasto para la crisis actual.